Aalto-yliopiston ohjeet etävalvotun tentin toteuttamiseen lukuvuonna 2020-2021 ja 2021-2022

Ohjeet täydentävät Aalto-yliopiston yhteistä tenttiohjetta ja sähköisen tenttimisen menettelytapaohjetta.

Etävalvotun tentin perusteet (tämä sivu)

Etävalvotun tentin ohjeet tentaattorille ja tentin valvojalle

Etävalvotun ohjeet tentin suorittajalle

Mikä on etävalvottu tentti? 

Etävalvottu tentti tarkoittaa tentin suorittamista siten, että tentin suorittajaa valvotaan reaaliaikaisen etäyhteyden välityksellä.

Etävalvotun kirjallisen tentin tenttikysymykset jaetaan ja tenttivastaus palautetaan yliopiston ylläpitämään sähköiseen oppimisympäristöön.

Etävalvotun suullisen tentin tenttikysymykset jaetaan yliopiston sähköisessä oppimisympäristössä tai esitetään esimerkiksi suullisesti tentin aikana. Etävalvottu suullinen tentti voi sisältää esimerkiksi visuaalisia elementtejä, kielitaidon tai esiintymistaidon mittaamiseen liittyviä tehtäviä, demonstraation tai simulaation. Tenttivastaus on tallenne suullisesta tentistä.

Miksi ja milloin etävalvottu tentti? 

Lähiopetuksen rajoittamisen vuoksi perinteinen tenttiminen yliopiston valvomassa tilassa ei pääsääntöisesti ole mahdollista. Jos kurssin arviointia ei erittäin pätevästä syystä voida toteuttaa avoimena MyCourses -tenttinä, voidaan tentti järjestää etävalvontaa hyödyntäen seuraavien ohjeiden mukaisesti.  Esimerkkeinä tällaista kursseista voivat olla:

• tentit, joilla on suuri merkitys opintojen sujuvan etenemisen, valmistumisen tai pääainevalinnan kannalta  

• tentit, joiden suorittaminen edellyttää vuorovaikutusta tentaattorin ja tentin suorittajan välillä

• yliopistoon opiskelijaksi pääseminen (esim. avoimen väyläopinnot)  

• muu vastaava syy 

Mitä etävalvotun tentin järjestämisessä tulee huomioida?

Etävalvottu tentti mukaan lukien mahdolliset sovellukset, jotka tentin suorittajan tulee ladata omalle tietokoneelleen, voidaan toteuttaa vain Aalto-yliopiston IT-palveluiden (ITS) tähän käyttöön hyväksymillä työvälineillä (Teams ja Zoom).(kts. Tentaattorin ja tentin valvojan ohjeet)

Tentinjärjestäjän tulee ohjeistaa tentin suorittajat huolellisesti etävalvottua tenttiä varten. Tentin suorittajan oikeuteen yksityisyyteen ja henkilötietojen ja kotirauhan suojaan tulee kiinnittää etävalvonnassa erityistä huomiota. Tentin suorittajan tulee itse mahdollistaa etävalvonnan käynnistämisen ja tentin suorittajalla tulee olla mahdollisuus keskeyttää etävalvonta. Huom! Etävalvonnan estäminen voi kuitenkin johtaa tentin hylkäämiseen.

Kaikista etävalvonnan keinoista ja mahdollisesta tallentamisesta tulee informoida ennen tentin aloitusta. Tentin suorittajan tulee tentin ohjeiden perusteella saada selkeä kuva siitä, miten valvonta toteutetaan ja mihin toimintaan valvonta kohdistuu ja mitä vaatimuksia hänen käyttämänsä laitteiston tulee täyttää.Tentin suorittajia tulee informoida ennalta siitä, että kurssialueen käyttäjäaktiviteettitietoja tai yliopiston keräämiä lokitietoja voidaan hyödyntää tenttivalvonnassa. Suullisen tentin arviointiperusteet voivat sisältää mm. kameran ja mikrofonin käyttöä vaativia toimia, jolloin peruste kameran sekä mikrofonin käytölle ei ole pelkästään etävalvonnan toteuttaminen. Kameran ja mikrofonin käytöstä etävalvonnan keinona tulee informoida kuitenkin myös suullisessa tentissä.Tentin suorittajia tulee informoida ennalta siitä, millaisia aineistoja, ohjelmistoja ja sähköisiä palveluja tentin aikana saa käyttää. (kts. tentaattorin ohjeet)

Etävalvotusta tentistä on pidettävä pöytäkirjaa(tenttipöytäkirja), Tentin suorittajalla on lähtökohtaisesti oikeus pyydettäessä saada tieto siitä, mitä tietoja hänestä on kirjattu tenttipöytäkirjaan, mm, ketkä ovat osallistuneet hänen tenttinsä valvontaan (kts. Tentaattorin ja tentinvalvojan ohje).

Etävalvottua tenttiä tulee valvoa reaaliaikaisesti. 

Kirjallisen tentin reaaliaikaista valvontaa ei lähtökohtaisesti tallenneta. Akuutissa tenttirikkomusepäilytapauksessa valvoja voi ottaa tallenteen kuten kuvankaappauksen asian selvittämistä varten. Tallenteen säilytysaika määräytyy tällöin rikkomusepäilyn käsittelyä koskevien määräaikojen mukaan.

Reaaliaikaisesti valvottu suullinen tentti voidaan tallentaa. Peruste suullisen tentin tallentamiselle on tentin tasapuolisen arvioinnin varmistaminen. Tallenne on tällöin tallenne sekä tenttisuorituksesta että valvonnasta. Tallennettu tenttisuoritus tulee säilyttää vähintään 6 kk:n ajan.

Tentin valvonnasta tehtyä tallennetta saavat käsitellä vain ne, joiden tehtäviin kuuluu tentin arviointi, tentin valvonta tai siihen liittyvän rikkomusepäilyn tai muun poikkeustilanteen selvittäminen (kts. Tentaattorin ja tentinvalvojan ohjeet).

Tenttirikkomusten ja poikkeustilanteiden käsittely etävalvotussa tentissä

Vilppi- ja muista rikkomusepäilyistä etävalvotuissa tenteissä tulee ilmoittaa tentin järjestäjälle ja korkeakoulun selvittäjälle (opintoasiain päällikölle) kuten muissakin tenteissä. Selvittäjälle toimitetaan asian selvittämisen kannalta tarpeellinen tenttivalvonta-aineisto.  

Selvittäjä tekee tarvittavat pyynnöt käyttäjäaktiviteettitietojen tai yliopiston keräämien lokitietojen käsittelyyn osana selvitystä. Käyttäjäaktiiviteettitietoja ja lokitietoja on mahdollista hyödyntää rikkomusepäilyn selvityksessä huomioiden erityisesti tietosuojalainsäädäntö ja hyvän hallinnon periaatteet ja yliopiston lokisääntö. Seuraavien ehtojen tulee aina täyttyä:

1. näiden tietojen avulla on saatavissa selvitystä asiaan
2. selvitettävä asia ja selvityskeino huomioon ottaen tentin suorittajat on riittävästi informoitu ennen tenttiä valvonnan keinoista ja sallituista toimintatavoista
3. selvittämiseen osallistuvat tietoturvan ja tietosuojan asiantuntijat

Kesken tenttitilaisuuden sattuvissa poikkeustilanteissa (esim. yleinen tietoliikenteen häiriö, tenttivalvojan yhteyshäiriö) tentin valvoja ratkaisee, että voidaanko etävalvottua tenttiä jatkaa poikkeustilanteen päätyttyä kuten muissakin tenteissä. Poikkeustilanteen selvityksessä voidaan käsitellä myös käyttäjäaktiivitietoja ja lokitietoja Aalto-yliopiston käytäntöjen mukaisesti.

Esteettömyyden huomioiminen etävalvotussa tentissä

Jos tentin suorittaja vammaisuuden tai terveydellisen esteen vuoksi ei pysty osallistumaan etävalvottuun tenttiin ilman henkilökohtaisia tenttijärjestelyitä, on tentin suorittajan otettava yhteyttä tentin järjestäjään ilmoittautumisajan loppuun mennessä. Tenttiminen pyritään järjestämään tentin suorittajan kannalta mahdollisimman suotuisalla tavalla.

Etävalvottua tenttiä koskevat keskeiset säädökset ja säännökset

Yliopistolain mukaisesti koulutus, opetus ja tutkintojen myöntäminen kuuluvat yliopiston lakisääteisiin tehtäviin. Yliopistojen tulee järjestää toimintansa siten, että mm. koulutuksessa ja opetuksessa varmistetaan korkea kansainvälinen taso eettisiä periaatteita ja hyvää tieteellistä käytäntöä noudattaen. Kirjalliset ja muulla tavoin tallennetut opintosuoritukset on säilytettävä vähintään kuuden kuukauden ajan tulosten julkistamisesta. (Yliopistolaki 2,6 ja 7§)

Opiskelijoiden osaamista voidaan arvioida tentillä. Aalto-yliopiston yleisten opetusta ja opiskelua koskevien sääntöjen mukaan tentti on koe, kuulustelu tai muu vastaava opintosuoritus, jonka opiskelija tekee yliopiston valvomissa olosuhteissa. (Aalto-yliopiston yleiset opetusta ja opiskelua koskevat säännöt, OOS 2§ ja 25§) https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=1183854

Aalto-yliopiston yhteinen tenttiohje (30.6.2016) sekä sitä tarkentava sähköisten tenttien menettelytapaohje (toukokuu 2019) antavat tarkemmat ohjeet tenttiin. https://into.aalto.fi/display/fisaannot/Aalto-yliopiston+yhteinen+tenttiohje ja https://into.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=28420981

Tenttivalvonnan ja siihen liittyvän henkilötietojen käsittelyn peruste on lakisääteisen tehtävän hoitaminen (tietosuoja-asetus 6 art 1 c ja e –kohdat). Tentin valvoja on vaitiolovelvollinen, jos hän saa tietää jotain tentin suorittajan henkilökohtaisista oloista henkilötietojen käsittelyyn liittyviä toimenpiteitä suorittaessaan (tietosuojalaki 1050/2018 35§). Koesuoritukset ovat salassapidettäviä asiakirjoja (laki viranomaisten julkisuudesta 24.1§ 30 kohta). Aalto-yliopiston opiskelijoita koskevassa tietosuojailmoituksessa on kuvattu henkilötietojen käsittely. Henkilötietojen käsittelystä opetuksessa on lisäksi annettu oma ohjeensa. https://into.aalto.fi/display/yhteystiedot/Tietosuojailmoitus

Huomioithan: Tämän sivun liitetiedoistoina Kansallinen ohjeistus tenttien etävalvonnasta.

Guidelines for executing remotely proctored exams for academic year 2020-2021 and 2021-2022

These guidelines supplement the Aalto University Examination Guidelines (https://into.aalto.fi/display/ensaanno/Aalto+University+Examination+Guidelines) and the document "Guidelines for electronic exams".

Basics of remotely proctored exams (this page)

Examiner's and exam supervisor's guide for remotely proctored exams

Exam candidate's guide for remotely proctored exams (link)

What is a remotely proctored exam?

A remotely proctored exam is one where the person taking the remote exam is supervised remotely in real time.

The questions of a remotely proctored written exam are distributed from and the answers are submitted to an electronic learning environment maintained by the university.

The questions of a remotely proctored oral or other audiovisual exam (later oral exam) are distributed from the university’s electronic learning environment, or they are presented, for example, orally during the exam. The remotely proctored oral exam may include, for example, visual elements, tasks related to the evaluation of language or presentation skills, demonstrations, or simulations.

Why and when a remotely proctored exam?

When contact teaching is constrained, conventional examinations in the university premises are generally not possible. If, for a very justifyable reason, the course evaluation cannot be carried out as an open MyCourses exam, the examination can be implemented as a remotely proctored exam by following the instructions below. Examples of such evaluations are:

• examinations that have a great impact on the smooth progression of studies, graduation or the choice of the major
• examinations that require interaction between the exam candidate and the examiner
• admission to study at the university (for example, open university track)
• other corresponding situation

Things to consider when organising a remotely proctored exam

Remote proctoring, as well as possible computer programs and applications that exam candidates must install on their device, must be implemented only using tools approved by Aalto University's IT services (ITS) for this purpose (Teams and Zoom). (See examiner's and exam supervisor's guide.)

The examination organiser must instruct the examination takers comprehensively about the remotely proctored examination. Special attention must be paid to the examination candidate's right to privacy, the protection of their personal data and domestic peace during remote proctoring. The examination candidate must allow remote proctoring, and the examination candidate must be able to interrupt the remote examination. Note: Preventing remote proctoring can result in the examination being rejected.

Information about all the means of remote proctoring and possible recording must be provided before the start of the examination. The instructions must give the examination candidate a clear picture of how the supervision is to be executed, what activities are subject to supervision, the requirements for the equipment used by the candidate, and the rights they have regarding their personal data. The examination candidates must be informed in advance that the activity data from the course workspace and the logs collected by the university can be exploited for proctoring. Evaluation of an oral exam may include actions requiring the use of a camera and microphone, in which case the use of the camera and microphone is not based solely on proctoring. Nonetheless, the use of the camera and microphone as a means of proctoring in the oral exam must be communicated. The candidates must be given prior notice about the kind of material, software and electronic services allowed during the examination. (See the examiner's guide)

Minutes of the examination must be kept. The examination candidate has the right, on request, to be told what information about them has been recorded in the examination minutes and who the invigilator(s) of their examination was(were).

The remotely proctored examination must be proctored in real time.

In principle, real-time supervision of a written exam is not recorded. In an urgent or acute situation where violation is suspected during the examination, the invigilator may make a recording, such as a screen shot, for use in further investigation. The retention period of the recording is determined by the time limits for handling the suspected infringement.

An oral exam, proctored remotely in real time, can be recorded. The basis for recording an oral exam is to ensure a fair assessment of the exam. The recording in this case is of the exam performance as well as the proctoring. The recording must be retained for at least six months.

Recordings made for proctoring can be handled only by those persons responsible for examination proctoring, examination assessment, or those who are involved in the associated situation of suspected violation or who due to other extraordinary circumstances need to investigate the situation (see the examiner's and exam supervisor's guide).

Examination violations and exceptional situations in proctored exams

The organiser of the examination and the school's investigator (Head of Academic Affairs) must be informed of cases of cheating or suspicion of any violation in a remote examination, just as for other examinations. The investigator must be provided with the examination proctoring material necessary for the investigation. 

The investigator requests for the for user-activity data or for data from logs collected by the university for the investigation. The user-activity data and log data can be made use of in the investigation subject to good administrative practises and abiding by data protection laws and the university's log rules.The following conditions must be met in all circumstances:

1. These data will resolve the situation.
2. In view of the situation being investigated and the means used to resolve it, examination candidates have been informed of the methods of supervision and acceptable activity and behaviour before the examination.
3. Specialists in data security and data protection will participate in the investigation.

In the case of an exceptional situation during the examination, such as a general disruption in telecommunications or a disturbance in the invigilator's telecommunication connection, the invigilator will decide whether the examination is to be continued at the end of the exceptional situation, just as in the case of other examinations. User-activity data and other logs can also be used in accordance with Aalto Universty practises in the investigation of the exceptional situation.

Accessibility in a remotely proctored exam

Should a disability or some other health-related reason prevent a person from taking a remote examination without prior special personal arrangements, they should contact the exam organiser before the due registration date. The organiser will strive to make the exam arrangements as favourable as possible for the person taking it.

Rules and regulations regarding remote proctoring

The Universities Act stipulates that education, teaching and the awarding of degrees are among the statutory missions of the university. Universities must organise their activities such that high international standards and ethical principles are ensured particularly in education and teaching while adhering to good scientific practises.Study attainments in written or other form must be retained for at least six months from the time the assessment results are published. (Universities Act, Sections 2, 6 and 7)

Students' learning can be evaluated through an examination. According to Aalto University's general regulations on teaching and study, an examination can be written, oral or some other similar form of study attainment that the student performs in conditions monitored by the university (Aalto University General Regulations for Teaching and Studying, Sections 2 and 25) https://into.aalto.fi/display/ensaannot/Aalto+University+General+Regulations+on+Teaching+and+Studying

Aalto University examination guidelines (30.6.2016) and the guidelines for electronic exams (May 2019) give detailed instructions for arranging an examination. https://into.aalto.fi/display/ensaannot/Aalto+University+Examination+Guidelines and https://into.aalto.fi/display/ensaannot/Guidelines+for+e-exams+and+terms+of+use+for+the+EXAM+electronic+examination+system

The basis of supervising an examination (invigilating) lies in fulfilling the requirements decreed in the Data Protection Act (Ammendment 6, Article 1, parts c and e). The invigilator is bound by confidentiality, should they become aware of anything about the examination candidate's personal circumstances when engaged in activities involving processing personal data (Data Protection Act 1050/2018, Section 35). Examination answers are confidential documents (Act on the Openness of Government Activities, Section 24.1, part 30). The data protection notice for students of Aalto University describes how personal data is processed. The processing of personal data in teaching has its own instructions. https://into.aalto.fi/display/contact/Privacy+notice